Auprès de l’adjointe au directeur de production, des chargé(e)s des invités, des chargé(e)s du protocole vous êtes en charge des voyages et de l’hébergement de tous les invités du festival.
MISSIONS
EN AMONT DU FESTIVAL
– Gérer et alimenter la base de données regroupant les invités du festival
– Former les équipes concernées à l’utilisation et l’alimentation de cette base
– Prendre en main et alimenter le logiciel dédié pour les runs du festival avant l’arrivée de la personne en
charges des runs
– Acheter les billets des invités du Festival et du Forum (événement professionnel du festival) en lien avec
les chargé(e)s des invités et les différents services de l’événement – environ 500 invités
– Assurer le remplissage des hôtels en fonction des indications des différents services
– Établir le contact avec tous les hôtels du festival et fournir des roomings régulièrement
– Mise à jour et tenue d’un budget défini en lien avec l’adjointe de production
– Être en contact avec le prestataire dispatch et le prestataires chauffeurs
– Veiller sur les quotas de chambres et assurer la rétrocession si nécessaire
PENDANT LE FESTIVAL
– Assurer une assistance permanente pour les équipes lors des changements de billets, d’hôtels, de runs
en lien avec les prestataires impactés
APRES LE FESTIVAL
– Pointage des roomings lists en détail et édition de toutes les factures transport
– Classement et traitement des factures en lien avec le service comptable
– Bilan détaillé et chiffré
PROFIL ET COMPÉTENCES
Maîtrise avancée des logiciels courants sur interface PC, particulièrement G suite Microsoft Office
Expérience dans la production événementielle et logistique
Capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable
Maîtrise de l’anglais indispensable – une autre langue serait un plus
Qualité de négociation indispensable
Autonomie et adaptabilité au rythme événementiel
Capacité de travail en équipe et disponibilité
Rigueur, sens de l’organisation, réactivité, anticipation, polyvalence et sens du service.
CONDITIONS
– 2 CDD D’USAGE (Régime général)
Un poste du 11 janvier au 22 avril 2022
Un poste du 11 janvier au 15 avril 2022
– Postes basés à Lille
– Tickets restaurants, indemnités de transport (50%)
CANDIDATURES
Envoyer vos candidatures avant le 26 novembre 2021 à : production@seriesmania.com en indiquant dans l’objet « Candidature chargé(e) des voyages – des déplacements et de l’hébergement »
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Rubrique « Bons plans »
